SUK HRM

Za Službu za upravljanje kadrovima (SUK) napravljeno je integralno rešenje za automatizaciju popune radnih mesta u državnoj upravi. Novi sistem pruža prednosti Službi za upravljanje kadrovima i državnim organima i službama Vlade koji popunjavaju radna mesta, ali i potencijalnim kandidatima koji se javljaju na konkurse za popunjavanje radnih mesta. Sa aspekta logičkog projektovanja IS je dekomponovan na niz podsistema koji funkcionišu u jednom distribuiranom okruženju. Primenom SOA koncepata postignuta je integracija podsistema u cilju podrške specifičnih poslovnih procesa. Informacioni sistem je pokrio sve poslove popune radnih mesta, od javljanja potrebe za popunjavanjem radnog mesta, preko pripremanja, oglašavanja i sprovođenja konkursa kroz faze, sve do predloga najboljih kandidata za izbor.

Svim korisnicima sistema se dodeljuju određeni profili, čime oni dobijaju prava da pristupe delovima sistema koji su im namenjeni.
U sistemu se vodi evidencija organa, sa njihovim detaljima, sistematizacijama, radnim mestima i potrebama za popunjavanjem radnih mesta.
Na osnovu odobrene potrebe za popunjavanjem radnog mesta formira se konkurs i za njega:
uređuju podaci o konkursu za oglašavanje,
definišu članovi konkursne komisije,
dodaju dokumenti koji prate izborni postupak,
definišu faze konkursa,
generiše tekst konkursa za oglašavanje,
evidentiraju prijave pristigle preko portala ili preko prijavnice,
prati izborni postupak, što podrazumeva evidentiranje faze provera dokumentacije i statusa prijava, evidentiranje faza testiranja i detalja testiranja (kao što su vrste provera na testiranju, ispitivači, kontrolori, kandidati, prostorije, oprema, rezultata testiranja, analiza prolaznosti...), evidentiranje faze intervju i rezultata kandidata na intervjuu i formiranje konačne rang liste kandidata,

U sistemu se vodi evidencija raspoloživih prostorija i opreme za testiranje.
U sistemu se vodi evidencija postojećih i potencijalnih učesnika na konkursima.
Za svakog kandidata koji ulazi u fazu testiranja generiše se šifra pod kojom se kandidat dalje testira.
Deo sistema je namenjen upravljanju bankama testova i pitanja.
Sistem sadrži banku pitanja. Za svako pitanje se definišu odgovori, vrste pitanja kojima pripada, način prikaza odgovora, težine odgovora po dimenzijama i kategorijama za automatsko ocenjivanje itd.
Da bi se generisali testovi, prethodno je potrebno formirati odgovarajući obrazac na osnovu kojeg se generišu testovi. Sistem podržava dve vrste obrazaca. Kod statičkih obrazaca korisnik pitanja bira ručno, a kod dinamičkih definiše uslove (grupe pitanja, težine pitanja, trajanje pitanja, broj pitanja) po kojima sistem, prilikom generisanja testa, sam odabere pitanja iz banke pitanja. time se na osnovu jednog obrasca može formirati više testova koji su slična po nameni i težini, ali sadrže (dovoljno) različita pitanja.
Na osnovu obrazaca formiraju se testovi, za koje se definiše vreme za rešavanje, način prikaza pitanja, mešanje pitanja i odgovora, vrsta testa itd.
Za potrebe automatskog obrađivanja rešenih testova, formiraju se dimenzije i beleže intervali dimenzija kojima se obrađuju sirovi skorovi.

Korisnici sistema koji su zaduženi za kontrolu i nadgledanje procesa testiranja kandidata imaju mogućnost da pregledaju sva testiranja na kojima su bili i na kojima će biti kontrolori, da na samom testiranju kandidata evidentiraju prisustvo kandidata, odaberu redosled po kome kandidati rešavaju testove, da otpočnu testiranje i na kraju onemoguće testiranja nakon čega kandidati više ne mogu da rešavaju testove.
Korisnici sistema koji su zaduženi za ocenjivanje testova kandidata imaju mogućnost da odaberu testove koji će se puštati na konkretnom testiranju i da nakon testiranja pogledaju predate testove, na osnovu dobijenih rezultata napišu izveštaj za svaki pregledani test kandidata, da bi na osnovu svih testova na nekoj proveri formirali nalaz za svakog kandidata koji se dostavlja članovima konkursne komisije. Ispitivač testove kandidata prati pod šiframa (depersonalizacija).
Kandidati koji su se testirali imaju pravo da ostvare uvid u rezultate testiranja, što podrazumeva da mogu da pogledaju testove, rezultate (skorove) i napravljene izveštaje. Kandidat može da vidi svoje, ali i tuđe rezultate, osim u slučaju testova sa provere psihometrijskih sposobnosti (zaštita podataka o ličnosti).
U okviru komunikacionog modula omogućena je razmena poruka i komunikacija korisnika sistema posredstvom kanala na koje se poruke šalju i sa kojih se primaju. Neki od kanal su: Konkursna komisija na konkursu, Ispitivači na fazi, Kontrolori na fazi itd. Korisnik se dodeljuje kanalima i uklanja sa kanala automatski na osnovu akcija u sistemu. Na kanal se mogu slati poruke sa predefinisanim sadržajem. Korisnik može da prima i šalje poruke samo na kanale kojima je dodeljen.

U okviru projekta unapređena je i Internet prezentacije Službe za upravljanje kadrovima. Omogućene su nove funkcionalnosti i kvalitetnija komunikacija sa korisnicima.

Dostupni su mnogi korisni resursi, informacije značajne za rad Službe, Visokog službeničkog saveta i Žalbene komisije Vlade.
Na portalu se oglašavaju interni i javni konkursi za položaje i izvršilačka radna mesta.
U okviru evidencije internog tržišta rada objavljuju se podaci o stručnim kvalifikacijama državnih službenika koji žele trajni ili privremeni premeštaj na drugo radno mesto ili su neraspoređeni. Namena ovakvog objavljivanja podataka internog tržišta rada je da se oni učine dostupnim kadrovskim jedinicama organa u kojima postoje nepopunjena radna mesta. Sa druge strane, svi državni službenici koji žele trajni ili privremeni premeštaj na drugo radno mesto ili su neraspoređeni, mogu se elektronski prijaviti na interno tržište rada.
Kako bi državni službenici bili blagovremeno obavešteni o aktivnostima na polju stručnog usavršavanja koja sprovodi Služba za upravljanje kadrovima, na portalu se objavljuje program obuka za tekuću godinu što pruža mogućnost velikom broju državnih službenika da budu upoznati sa njima. Dodatno, preko portala se državni službenici mogu i prijaviti na te obuke elektronskim putem.
Građanima Republike Srbije je omogućeno da na portalu kreiraju sopstveni profil ili portfolio sa svojim podacima. Dakle, svako ko je zainteresovan za rad u državnoj upravi može samostalno i dobrovoljno dati podatke o svojoj stručnosti i radnom iskustvu koji će se koristiti u svrhu evidencije kandidata zainteresovanih za prijavljivanje na konkurse. Kreiranjem svog profila, kandidat može biti blagovremeno obavešten o novim oglašenim konkursima koji odgovaraju njegovom obrazovanju i moći će elektronski da se prijavi na konkurse. Još uvek nisu stečeni zakonski uslovi kojima bi se elekrtonske prijave mogle smatratni validnim kao i papirne prijave. Ipak Služba za upravljanje kadrovima je želela da u potpunosti bude spremna za momenat kada se potrebni uslovi steknu, tako da je spremno sve što je potrebno da bi se podržao ovakav vid prijavljivanja na konkurse.

Tehnički aspekt SUK informacionog sistema čini Java Enterprise tehnologija.

Osnovni podistem informacionog sistema SUK-a, koji je odgovoran za elementarne poslovne procese, razvijen je jednim sasvim novim pristupom - MDR (Model Driven Runtime) pristupom. Zahvaljujući njemu, razvoj je značajno ubrzan i bilo je moguće ispuniti očekivane standarde kontrole kvaliteta implementacije.
Portal je Content Managament System baziran na Enterprise Javi, a implementiran u okruženju sa osvrtom na intergaciju sa ostalim podsistemima, za razliku od većine popularnih CMS rešenja dostupnih kako na komercijalnom, tako i na tržištu otvorenog koda. Primenom savremenih tehničkih koncepata omogućena je potpuna kontrola, sigurnost i bezbednost portal podsistema. Sve akcije na sadržajima portala, kao i pristup svakom elementu portala se prate i beleže u relacionoj bazi podataka. Sadržaji su obezbeđeni sistemom verzionisanja tako da ne postoji mogućnost trajnog gubitka podataka. Bezbednosni koncepti su podržani zahvaljujući primeni Java Enterprise Security-ja, a u integraciji sa podsistemom za centralnu autentifikaciju.
Security podsistem je odgovoran za autentifikaciju i autorizaciju na nivou kompletnog informacionog sistema. Implementiran je takođe u Java Enterprajz tehnologiji sa osvrtom na integraciju sa ostalim podsistemima. Obezbeđuje SIngle Sign On funkcije, autorizacionu matricu za kompletan informaiconi sistem i upravlja korisnicima IS. Svaki podsistem podsredstvomVeb servisa koristi funkcionalnosti Security podsistema.
Komunikacioni modul je razvijen kao samostalan podsistem sa mogućnošću šire upotrebe od onoga što je zahtevano za sam informacioni sistem SUK-a. Moguća je integracija sa bilo kakvim podsistemom na nekoliko načina. Prvi način je mogućnost slanja podataka komunikacionom modulu, a drugi je mogućnost automatskog prikupljanja podataka od spoljašnjih sistema. Kako je format poruka i podataka nepredvidiv ovaj podsistem koristi savremene koncepte kao što je RDF u cilju pohranjivanja i obrade ovakvih podataka.
Podaci informacionog sistema se zapisuju i čuvaju u bazi Sybase SQL Anywhere 11.
Integracija sa legacy podsistemima je rešena na nivou podataka. Jedan ovakav sistem je Centralna kadrovska evidencija (CKE). Dizajnirana su odgovarajuća mapiranja između struktuiranih podataka novog informacionpog sistema i struktura podataka Centralne kadrovske evidencije. Implemntiran je odgovarajući mehanizam koji ove podatke preuzima u formi prihvatljivoj za nove podisteme.
Sistem za podršku helpdesku IT sektora SUK-a je implementiran na bazi najpopularnijeg rešenja otvorenog koda GLPI. Tehnička platforma je bazirana na PHP tehnologiji, ali je integrisana putem Veb servisa sa ostalim podsistemima (podsistem za bezbednost, baza korisnika itd). Osnovna prednost jednog ovakvog rešenja je mogućnost sistematičnog praćenja problema sa kojima se IT sektor jedne institucije susreće na dnevnom nivou i kontrola kvaliteta podrške. Podsitem je integrisan i sa sistemom elektronske pošte tako da se značajno uvećava efikasnot zaposlenih otklanjenjem potrebe za razmenom poruka elektronske pošte jer ovaj podsistem to radi automatizvono. Dakle, prima poruke od klijenta i na određene akcije prosleđuje statuse i odgovarajuća uputstva nazad.

Prednosti sistema:

Popuna položaja i izvršilačkih radnih mesta u državnoj upravi je automatizovana. Informacioni sistem je pokrio sve poslove popune radnih mesta, od javljanja potrebe za popunjavanjem radnog mesta, preko pripremanja, oglašavanja i sprovođenja konkursa kroz faze, sve do predloga najboljih kandidata za izbor.
Organi mogu jednostavno da ostavre uvid u status svojih potreba za popunjavanjem radnih mesta, kao i u status i tok konkursa.
Omogućeno je da obavljanje procesa popune radnih mesta bude transparetno. Svi koji imaju pravo pristupa određenim podacima, to svoje pravo mogu lako ostvariti.
Olakšana je komunikacija i kolaboracija svih koji učestvuju u organizaciji i sprovođenju izbornog postupka.
Omogućeno je praćenje angažmana onih koji učestvuju u organizaciji i sprovođenju izbornog postupka.
Olakšano je pretraživanje arhive konkursa.
Podaci o sistematizacijama i njihovim radnim mestima koji se već nalaze u Centralnoj kadrovskoj evidenciji, mogu se lako preuzeti u sistem, čime je omogućena ušteda vremena.
Kada se isto radno mesto popunjava više puta, u sistemu već postoje podaci o organu i radnom mestu.
Ukoliko je kandidat već testiran na psihometrijskom testiranju koje još uvek važi, sistem to signalizira i obezbeđuje pristup testovima i rezultatima tog obavljenog testiranja.
Podržan je veliki broj različitih vrsta testova, sa pitanjima zatvorenog ili otvorenog tipa, pitanjima kod koji se ponuđeni odgovori rangiraju i pitanjima kod kojih se učitavaju datoteke kao odgovori. Podržani su i testovi koji se sastoje od nekoliko različitih subtestova. Obrada rezultata može biti komplikovana, sa dimenzijama i poddimenzijama za koje je potrebno odrediti sirovi i obrađeni skor, uzimajući u obzir intervale na (pod)dimenzijama i kategorije kojima kandidati mogu da pripadaju.
Omogućen je unos velike količine pitanja različitih vrsta, a zahvaljujući tome i prednosti korišćenja dinamičkih obrazaca ne ponavljaju se ista pitanja i isti testovi, pa je proces testiranja kandidata merodavniji. Dodatno, redosled pitanja i odgovora kod kandidata na testiranju može da bude slučajan.
Sistem automatski obrađuje rezultate kandidata na testiranjima, svugde gde je to moguće. Ocenjivanje kandidata je transparetno, obavlja se prema pravilima koja su u sistemu.
Kandidati se automatski rangiraju na osnovu postignuća na testiranjima i intervjuu.
Potencijalni kandidati koji se registruju na portalu mogu da primaju automatska obaveštenja o konkursima za koje su zainteresovani.
Potencijalni kandidati mogu da uređuju svoj portfolio na portalu i, kada se ispune zakonski uslovi, moći će da se prijavljuju na konkurse elektronskim putem, kada će podatke i dokumente iz svog portfolija moći jednostavno da pridruže prijavi.